Dit reglement regelt het gebruik van de voetbalsite van sportpark De Schans vanaf 1 januari 2023. Het heeft als doel de veiligheid, rust, orde en hygiëne van de ter beschikking gestelde infrastructuur te waarborgen.
Alle tarieven die in het kader van het gebruik van de voetbalaccommodatie zullen aangerekend worden, maken het voorwerp uit van een apart kaderreglement dat eveneens aan de raad van bestuur wordt voorgelegd ter goedkeuring.
Aan de raad van bestuur wordt gevraagd dit huishoudelijk reglement goed te keuren.
Vanaf 1 januari 2023 kan gebruik gemaakt worden van de voetbalaccommodatie van sportpark De Schans. Deze behoort toe aan het AGB Puurs-Sint-Amands.
De vaststelling van een reglement dringt zich op om het gebruik van deze infrastructuur in goede banen te leiden.
Volgende bevoegdheidsgrond en regelgeving is van toepassing:
Bevoegdheidsgrond
Dit reglement regelt het gebruik van de voetbalsite van Sportpark De Schans vanaf 1 januari 2023. Het heeft als doel de veiligheid, rust, orde en hygiëne van de ter beschikking gestelde infrastructuur te waarborgen.
Alle tarieven die in het kader van het gebruik van de voetbalaccommodatie zullen aangerekend worden, maken het voorwerp uit van een apart kaderreglement dat eveneens aan de raad van bestuur en de gemeenteraad wordt voorgelegd ter goedkeuring.
Aan de raad van bestuur wordt gevraagd dit huishoudelijk reglement goed te keuren.
Enig artikel: De raad van bestuur keurt onderstaand huishoudelijk reglement voetbalaccommodatie Sportpark De Schans goed:
Artikel 1. Doel
Het Autonoom Gemeentebedrijf Puurs-Sint-Amands, verder het AGB, stelt in het sportpark De Schans voetbalinfrastructuur ter beschikking.
Dit reglement heeft als doel de veiligheid, rust, orde en hygiëne van de ter beschikking gestelde infrastructuur te waarborgen. Dit reglement bevat ook de procedures voor het gebruiken en reserveren van de voetbalaccommodatie van sportpark De Schans.
Artikel 2. Doelgroep
Dit reglement is van toepassing op iedereen die de voetbalaccommodatie van sportpark De Schans voor gebruik ter beschikking krijgt, met name:
Artikel 3. Toepassingsgebied
Dit reglement regelt het gebruik van de voetbalaccommodatie van sportpark De Schans, Lichterstraat 62, 2870 Puurs-Sint-Amands vanaf 1 januari 2023, zijnde:
Artikel 4. Voorwaarden
4.1. Algemeen:
§1. De voetbalterreinen en voetbalgebouw worden ter beschikking gesteld in de staat waarin zij zich bevinden en met het materiaal dat er voorzien en aanwezig is.
§2. De gebruiker mag geen enkele andere bestemming geven aan de terreinen of gehuurde lokalen dan deze waarvoor de terbeschikkingstelling werd toegestaan. Onderverhuring is ten strengste verboden.
§3. Toegang tot de velden en kleedkameraccommodatie is enkel mogelijk tijdens de gereserveerde tijdstippen. De tijd voor het omkleden, klaarzetten en opruimen van terreinen en lokalen moeten altijd mee gereserveerd en betaald worden.
§4. Het AGB of de dienstverlenende vereniging kan nooit aansprakelijk gesteld worden, ook niet na ingebrekestelling, indien zij door overmacht lokalen, terreinen, materialen of voorzieningen niet of laattijdig ter beschikking stelt.
§5. Het spelen van versterkte muziek tijdens openluchtevenementen is toegestaan tot uiterlijk 22.00 u ’s avonds. Het spelen van versterkte muziek bij een wedstrijd of tornooi is toegelaten ten vroegste 1 uur vóór en 30 minuten na de wedstrijd of tornooi en tijdens de pauze.
§6. Gebruikers die toegangsgelden wensen aan te rekenen kunnen, op aanvraag bij de dienstverlenende vereniging, gratis het loketgebouw aan de ingang van de voetbalsite gebruiken.
§7. Fuiven in of buiten het gebouw zijn niet toegelaten.
4.2. Met betrekking tot het voetbalgebouw:
Volgende richtlijnen dienen gevolgd te worden bij het gebruik van het voetbalgebouw:
4.3. Met betrekking tot de voetbalvelden:
§1. Volgende richtlijnen dienen gevolgd te worden bij het gebruik van de voetbalvelden:
§2. Specifieke bijkomende richtlijnen voor de kunstgras voetbalvelden:
Dit wordt gecontroleerd en meegedeeld door de club die de kunstgras voetbalvelden onderhoudt
4.4. Met betrekking tot het onderhoud van de terreinen, orde en netheid:
De infrastructuur moet worden achtergelaten in de toestand van vóór de ingebruikname. Afval dient na afloop van de activiteit gesorteerd verzameld te worden in de voorziene afvalbakken.
Na ieder gebruik wordt het terrein proper en materiaalvrij gemaakt.
Dit betekent:
4.5. Met betrekking tot veiligheid:
Een basis-EHBO is voorzien door de dienstverlenende vereniging ten behoeve van de gebruikers. Bijkomende EHBO-voorziening in functie van de activiteit is de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
Een AED-defibrillator is aanwezig in het sportpark.
Op de voetbalsite is het verboden om pyrotechnische materialen mee te brengen en te ontsteken (vuurwerk, Bengaals vuur, …).
4.6. Met betrekking tot de bereikbaarheid:
Auto’s worden enkel geparkeerd op parking aan de Lichterstraat. Oprijden tot aan de voetbalsite kan enkel voor het leveren of ophalen van goederen via de leveringstoegang. Na het leveren of ophalen wordt de auto meteen geparkeerd op de parking.
De voetbalsite is ook bereikbaar voor fietsers en voetgangers via de Letterheide en de Haagstraat.
Fietsen worden gestald in de aanwezige fietsenstallingen; bromfietsen worden geparkeerd op de parking of aan de hand geleid.
4.7. Toegangen:
Sommige toegangen tot de terreinen en het voetbalgebouw zijn voorzien van badgesloten. De toegang voor gebruikers verloopt via toegangsbadges die bekomen worden na het reserveren van terreinen en kleedkamers.
4.8. Met betrekking tot verantwoordelijkheid en schade en schoonmaak:
De gebruiker is aansprakelijk voor alle schade die door zijn fout aan de voetbalaccommodatie en het ter beschikking gestelde materiaal worden aangebracht. De gebruiker dient alle voorzorgen te nemen om te voorkomen dat door hun schuld, nalatigheid of gebrek aan voorzorg hinder of schade zou worden veroorzaakt aan het AGB Puurs-Sint-Amands en andere personen.
Eventuele beschadigingen dienen onmiddellijk gemeld te worden aan de dienstverlenende vereniging of AGB.
Eventuele herstellingen worden uitgevoerd door het AGB. De kosten hieraan verbonden worden door de gebruiker op eerste verzoek van het AGB vergoed.
Extra uren te presteren door gemeentelijk logistiek- of onderhoudspersoneel zullen worden gefactureerd aan de gebruiker volgens de tarieven vastgelegd in een afzonderlijk kaderreglement.
Het AGB is niet verantwoordelijk voor ongevallen of voor diefstal of beschadiging van eigen materialen van gebruikers van de voetbalaccommodatie.
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle geldende wetgevingen met betrekking tot:
1) de zedelijke bescherming van de jeugd en de beteugeling van dronkenschap
2) de geluidsnormen
3) de persoonsbescherming
Roken is verboden in het voetbalgebouw en de cafetaria’s.
Illegale drugs zijn ten strengste verboden.
De gebruiker is verantwoordelijk voor de betaling van de verschuldigde rechten en eventuele boetes.
Artikel 5: Aanvraagprocedure
De reservatieaanvraag gebeurt door één meerderjarige en dit namens een welbepaalde vereniging, organisatie, school, bedrijf of in eigen naam.
5.1. Seizoensaanvragen:
Seizoensaanvragen zijn aanvragen voor terugkerende reservaties gedurende een seizoen. Ze gebeuren na oproep van de dienst beleven en op de manier waarop in de oproep is aangegeven.
Aan de voetbalploegen van Puurs-Sint-Amands, wordt in de maand april van het jaar X door de dienst Beleven van Puurs-Sint-Amands gevraagd om hun aanvraag voor het gebruik van de voetbalaccommodatie van sportpark De Schans op te geven aan de hand van een digitaal formulier, dat ter beschikking wordt gesteld via de website van de gemeente Puurs-Sint-Amands, voor het seizoen 1 augustus X tot 31 juli X+1 en dit voor trainingen, competitie-, beker- en vriendschappelijke wedstrijden, tornooien of evenementen.
Bij de aanvraag wordt de tijd vanaf het betreden van het terrein en/of kleedkamer tot het verlaten ervan altijd ook gereserveerd en aangerekend.
5.2. Opmaak uurroosters en reservatiebevestiging:
§1. De dienst Beleven maakt in overleg met de dienstverlenende vereniging een wekelijkse uurrooster op in functie van de aanvragen en rekening houdend de prioriteiten van artikel 5.3. Het AGB heeft een beslissende stem bij het definitief vastleggen van de uurrooster.
§2. Het uurrooster wordt voor eind mei bekend gemaakt aan de aanvragers. Overlappende reservatieaanvragen bij seizoensaanvragen worden eerst besproken op een overleg met de betrokken partijen om tot een compromis te komen.
§3. Alle aanvragen worden bevestigd aan de hand van een reservatieoverzicht dat wordt bezorgd aan de aanvrager. Het reserveren houdt automatisch het aanvaarden van de bepalingen van het kader- en huidig gebruiksreglement in.
§4. De aanvrager wordt verondersteld eventuele aanpassingen van reservaties tijdig te melden aan de dienstverlenende vereniging die deze aanpassingen doorgeeft aan het AGB of aanbrengt in het reservatieprogramma.
§5. De dienstverlenende verenging geeft wijzigingen in het wekelijkse uurrooster van de eigen reservaties altijd door via AGB of via het reservatiesysteem.
5.3. Prioriteiten bij opmaak wekelijkse uurroosters:
Deze prioriteiten worden toegepast bij de jaarlijkse opmaak van de seizoenskalender.
§1. Algemene prioriteiten:
§2. Volgorde van prioriteiten voor wedstrijden:
§3. Volgorde van prioriteiten voor trainingen:
5.4. Vrije reservatieaanvragen:
Na opmaak van het uurrooster m.b.t. seizoensaanvragen kunnen vrije uren in het rooster ook door andere gebruikers (verenigingen, scholen, bedrijven, gemeentelijke diensten) gereserveerd worden. Ze verlopen via de webshop of worden gericht aan de dienstverlenende vereniging. Vrije reservatieaanvragen worden chronologisch behandeld, zonder prioriteiten.
Aanvragen voor vrije sportreservaties kunnen ten vroegste gebeuren voor de periode vanaf 1 augustus van jaar X en ten laatste 5 werkdagen vóór de activiteit.
5.5. Optie:
Per uitzondering kunnen vrije reservatieaanvragen volgens onderlinge afspraak tijdelijk in optie worden gezet. Het is aan de aanvrager om de optie ten laatste 2 dagen op voorhand te lichten of te annuleren. In afwachting van een bevestiging wordt een aanvraag voorlopig gereserveerd.
5.6. Annulatie:
§1. Annulatie door de gebruiker:
Een reservatie kan geannuleerd worden zonder kosten uiterlijk 7 dagen voor de activiteit en moet schriftelijk verwittigd worden bij de dienstverlenende vereniging.
Bij niet tijdig annuleren wordt een annulatievergoeding aangerekend gelijk aan het tarief geldig voor de aangevraagde velden en kleedkamers.
§2. Annulatie bij overmacht:
In geval van overmacht wordt de activiteit kosteloos geannuleerd. Overmacht wordt ingeroepen met bewijs door de gebruiker van afgelasting door de voetbalfederatie of aan de hand van een verslag van de scheidsrechter of bij extreme weersomstandigheden, zoals bepaald in artikel 4.3. §1 en §2.
Artikel 6. Onbespeelbaarheid van de terreinen
§1. Bij onbespeelbaarheid van een voetbalterrein (zoals bepaald in artikel 4.3. §1 en §2) kan de dienstverlenende vereniging of een aangestelde van het AGB een wedstrijd of training laten uitstellen of schorsen, rekening houdend met de volgende richtlijnen:
§2. De gebruiker moet geen gebruiksvergoeding betalen voor een afgelasting die minstens één dag op voorhand werd bekendgemaakt. Voor een afgelasting vlak voor aanvang van de wedstrijd of training, waarbij er reeds een dienstverlening is verricht: verwarming kleedkamer, belijning, …, moet een gebruiksvergoeding betaald worden van 25% van het totale verschuldigde bedrag.
Artikel 7. Betaling van de gebruiksvergoeding
Voor het gebruik van de kleedkamers en voetbalvelden wordt een gebruiksvergoeding betaald die wordt vastgelegd in een kaderreglement. De betaling van een seizoensreservatie gebeurt per maand. Een vaste gebruiker ontvangt hiervoor maandelijks een factuur via AGB met vermelding van de verschuldigde vergoedingen voor het gebruik van de voetbalvelden en kleedkamers, schadevergoedingen en extra diensten. De betaling gebeurt vóór de vervaldag vermeld op de factuur (30 dagen).
De betaling van een occasionele vrije reservatie gebeurt maandelijks.
Artikel 8. Controle
De gebruiker is steeds verplicht de leden van het AGB Puurs-Sint-Amands en haar afgevaardigden toegang te verlenen tot de gebruikte lokalen en terreinen.
Artikel 9. Sancties en strafbepalingen
Bij niet navolgen van dit reglement kan de toegang van de gebruiker tot de voetbalaccommodatie geweigerd worden.
Bij ongepast gedrag worden de ordediensten verwittigd door de gebruiker of de exploiterende vereniging.
De bepalingen van de Algemene Bestuurlijke Politieverordening Klein-Brabant, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad, zijn eveneens van toepassing.
Artikel 10. Opheffingsbepaling
Het gebruiksreglement m.b.t. 2 kunstgras voetbalvelden Sportpark De Schans, zoals goedgekeurd door de raad van bestuur van het AGB in vergadering van 29 juni 2020, wordt opgeheven vanaf 1 januari 2023.
Artikel 11. Goedkeuring en inwerkingtreding
Dit reglement werd goedgekeurd door de raad van bestuur van het AGB Puurs-Sint-Amands van 19 december 2022 en treedt in werking op 1 januari 2023. De werking van dit reglement wordt geëvalueerd indien de nood zich voordoet.
Dit reglement wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke website.