Veiligheid op evenementen

​Organiseer je een evenement? Dan staat er heel wat op je to-dolijst. Besteed zeker voldoende aandacht aan de veiligheid tijdens je evenement en breng alle risico's in kaart. Informeer je ook goed bij de gemeente, want afhankelijk van de grootte en risico's van jouw evenement, moeten een aantal procedures gevolgd worden. 

Naleven van veiligheidsvoorschriften 

Elk evenement op het grondgebied waarbij bepaalde risico-elementen worden gebruikt, moet aan bepaalde veiligheidsvoorschriften voldoen. Risico's kunnen zijn:

• Barbecue
  
• Drones
• Fakkels
• Foodtruck
• Gebruik van gas
• Grote vuurhaarden
• Helikopter
• Springkastelen
• Stroomgenerator
• Tentconstructies
• Vuurmanden
• Vuurwerk
  

Invullen van een PRIMA-document

In sommige gevallen moet er nagekeken worden of er medische inzet op een evenement noodzakelijk is. Dat gebeurt aan de hand van een Plan Risico Manifestaties (PRIMA), een Excel bestand gemaakt door de FOD Volksgezondheid. Het document wordt  door de Dienst Integrale Veiligheid aan de organisator bezorgd indien nodig.

In het document zal de organisator onder andere moeten aangeven hoeveel personen (gelijktijdig) aanwezig zullen zijn, hoe lang het evenement zal duren, op welke ondergrond het evenement plaatsvindt, de omvang van het terrein… Alle ingegeven informatie wordt geanalyseerd en daaruit zal blijken of er een medische inzet tijdens het evenement noodzakelijk is. En zoja, wat die inzet precies moet inhouden.  

Bijwonen van een veiligheidsoverleg

Hoe groter een evenement wordt, hoe belangrijker het is voor onze diensten en de hulpdiensten om een goed beeld te krijgen van de situatie. Daarom kan er op voorhand een veiligheidsoverleg met de organisator worden ingepland. Op zo'n overleg zijn vaak ook veiligheidsdiensten aanwezig, zodat ook hun diensten een duidelijke inschatting kunnen maken van de risico's op het evenement. Voor bepaalde evenementen zal de inzet van security of stewards, brandwacht of politietoezicht nodig zijn.

Wanneer een voorafgaand veiligheidsoverleg noodzakelijk is, zal de organisator hiervoor uitgenodigd worden. Er wordt een moment afgesproken dat voor de betrokken partijen haalbaar is en bovendien nog ruim voor de datum van het evenement valt. Mede daarom is het belangrijk om evenementen steeds op tijd aan te vragen.

Word je uitgenodigd op een veiligheidsoverleg? Breng dan zoveel mogelijk nuttige informatie over het evenement mee: plannen, activiteitenagenda, contactgegevens... Hoe meer info je meeneemt, hoe sneller wij de situatie kunnen inschatten.

Deelnemen aan een veiligheidsrondgang

In sommige gevallen is een voorafgaande visuele controle van het evenement door de hulpdiensten noodzakelijk. Die controle gebeurt aan de hand van een veiligheidsrondgang voor aanvang van het evenement. Een medewerker van de Dienst Integrale Veiligheid zal samen met brandweer, politie en een verantwoordelijke van de organisatie een controleronde uitvoeren op de locatie van het evenement. In  functie van de risico's die aanwezig zijn, kan het ook zijn dat enkel iemand van brandweer of politie een controle uitvoert.

Een veiligheidsrondgang is enkel nuttig wanneer het evenement zo goed als volledig is opgebouwd. De bedoeling van een veiligheidsrondgang is immers het voorkomen van omstandigheden die tot een gevaarlijke situatie zouden kunnen leiden. Hierbij wordt extra aandacht besteed aan bv. de staat van een gasinstallatie, de aanwezigheid van brandblussers, de inplanting van obstakels op de locatie, nooduitgangen…

De hulpdiensten geven tijdens de rondgang aan welke zaken extra aandacht of aanpassingen vereisen. De organisator zorgt ervoor dat deze zaken nog in orde worden gebracht voor de start van het evenement.

Opstellen van een veiligheidsfiche

Het opmaken van een veiligheidsfiche gebeurt bij grotere evenementen wanneer er meerdere veiligheidsdiensten worden ingezet. De veiligheidsfiche vat het evenement samen in een aantal bladzijden en bevat ook de nodige contactgegevens van organisatie, veiligheidsdiensten en de noodplanningscoördinator. De fiche wordt verzonden naar verschillende belangrijke partners binnen de gemeente, de betrokken hulpdiensten (en hun meldkamers) en – indien van toepassing – security.

De belangrijkste elementen van de veiligheidsfiche zijn de contactgegevens, het onderdeel waarin de waarschijnlijkheid van bepaalde risico's wordt ingeschat en eventueel een inplantingsplan van het evenement. De inhoud van een veiligheidsfiche is dus zeer afhankelijk van de informatie die de organisator van het evenement kan bezorgen.

Een veiligheidsfiche wordt opgesteld door de organisator, in samenwerking met de Dienst Integrale Veiligheid.

Opstellen van een veiligheidsplan

Een veiligheidsplan gaat nog een stap verder dan een veiligheidsfiche. Een veiligheidsfiche bestaat vaak slechts uit enkele bladzijden, een veiligheidsplan heeft een veel grotere omvang. Het geeft immers een meer gedetailleerde beschrijving van het evenement en er zijn meer nuttige contactgegevens in terug te vinden. In het veiligheidsplan wordt uitgebreid beschreven hoe de organisatie van het evenement tot stand kwam en welke afspraken er gemaakt werden tussen organisatie, gemeente en hulpdiensten. Vaak worden ook een aantal nuttige bijlagen toegevoegd.

Net zoals bij een veiligheidsfiche, is een veiligheidsplan zeer afhankelijk van de informatie die de organisator van het evenement kan bezorgen.  

Een veiligheidsplan wordt opgesteld door de organisator, in samenwerking met de Dienst Integrale Veiligheid.

Oprichten van een commandopost

Een laatste mogelijkheid in de veiligheidsprocedure is het oprichten van een commandopost. Deze stap gebeurt slechts bij een klein aantal evenementen waarbij de omvang zo groot is, dat het noodzakelijk is om het evenementen permanent te monitoren.

De commandopost wordt samengesteld uit een aantal vertegenwoordigers van verschillende disciplines en een afgevaardigde van de organisatie. Meestal gaat het om vertegenwoordigers van brandweer, politie, medische hulpverlening en de noodplanningscoördinator. In bepaalde gevallen kan de commandopost ook aangevuld worden met een vertegenwoordiger van logistieke dienstverlening en een communicatiemedewerker van de gemeente. Er zal ook telkens een vertegenwoordiger vanuit de organisatie gevraagd worden om in deze commandopost te zetelen.

De bedoeling van een commandopost is het live monitoren van een evenement, om snel te kunnen schakelen bij problemen en calamiteiten. Een commandopost kan permanent actief zijn gedurende het hele evenement, maar er kan ook gewerkt worden met vooraf afgesproken overlegmomenten waarop de vertegenwoordigers van de verschillende disciplines en de organisatie samenkomen. De informatie en acties die tijdens een commandopost worden besproken en uitgevoerd, worden bijgehouden in een logboek.