Dank je wel, communicatiedienst!

Het PSSST-magazine, een post op onze Facebook-pagina, een bericht op onze website, … Het is het werk van onze communicatiedienst. Lorie Cuypers (45) en Stefanie Vanstaen (39) slaan er samen met hun collega’s de handen in elkaar om jou te informeren.

Wat doet een communicatiedienst?

Stefanie: “Wij zorgen dat inwoners op de hoogte zijn van het reilen en zeilen in onze gemeente - via verschillende communicatiekanalen. Op papier hebben we onder andere magazines, brochures en affiches. Digitaal zijn er bijvoorbeeld websites, nieuwsbrieven en sociale media. Met die mix proberen we zoveel mogelijk inwoners te bereiken.”

Hoe bepalen jullie wat gecommuniceerd wordt?

Lorie: “Elk lid van ons team is het aanspreekpunt voor een bepaald beleidsdomein zoals Welzijn, Ruimte of Beleven. Alle collega's binnen de organisatie weten bij wie van ons ze terechtkunnen. Op die manier is alle info gecoverd en glipt er niks tussen de mazen van het net.”

“Met een mix van communicatiekanalen proberen we zoveel mogelijk inwoners te bereiken”

Waarin schuilt het geheim van goede communicatie?

Stefanie: “Als communicatiemedewerker moet je niet literair doen met moeilijke woorden: eenvoudige taal werkt het best. De juiste foto’s en gepaste vormgeving maken het plaatje compleet. Onze opdracht is geslaagd als de boodschap binnenkomt en de lezer misschien zelfs aanzet tot actie, zoals zich inschrijven voor een activiteit.”

Heersen er misverstanden over jullie job?

Stefanie: “Voor zaken als afvalophaling, straatverlichting en nutswerken rekent onze gemeente op externe partners. Het is vooral aan hen om te communiceren bij problemen. Doen ze dat niet of geven ze verkeerde info? Dan krijgen wij soms de volle laag via negatieve reacties op Facebook.”

“Als communicatiemedewerker moet je niet literair doen met moeilijke woorden”

Ervaar je opvallende evoluties binnen het vak?

Lorie: "Toen ik hier meer dan twintig jaar geleden begon, communiceerden we vooral op papier. Minder kanalen, maar wél arbeidsintensiever. Omdat je via de computer geen grote bestanden kon versturen, was er veel heen- en weergeloop. Zo ging ik om ons magazine te maken persoonlijk naar de drukker met foto’s die hij inscande om toe te voegen aan de teksten.”

Stefanie: “Ondertussen zijn er veel meer communicatiekanalen die we allemaal moeten voeden. Máár we kregen er ook een hulpmiddel bij: artificiële intelligentie zetten we in om nog efficiënter te werken.”

Hebben jullie nog andere opdrachten die inwoners niet meteen verwachten?

Lorie: “Wij zijn verantwoordelijk voor crisiscommunicatie. Is er bijvoorbeeld een zware brand? Dan moeten we inwoners snel informeren. Meerdere teamleden worden dan opgetrommeld: om nieuwsupdates te geven, om de pers op te vangen, soms zelfs om een callcenter op te richten voor inwoners met vragen, ...”

Stefanie: “Daarnaast doen we interne communicatie. We hebben zo'n vijfhonderd medewerkers die we nauw betrekken bij wat in onze organisatie gebeurt. Bijvoorbeeld via onze wekelijkse nieuwsbrief en ons intranet.”